Comment inviter à un évènement professionnel de manière originale et impactante?
L’organisation d’un évènement professionnel est une mission complexe qui requiert une planification minutieuse de vos actions et un souci du détail. Cependant, avant même de commencer à planifier les détails logistiques, il est essentiel de se concentrer sur un aspect clé : l’invitation. Comment inviter à un évènement professionnel de manière surprenante?
L’importance d’une invitation originale et impactante
Les évènements professionnels sont nombreux chaque année : Webinar, séminaire de fin d’année, conférence, afterwork, réunion d’informations… Les organisateurs de ces évènements veulent la réussite et cela passe par une forte participation. Mais comment inviter les invités à se rendre à un évènement uniquement grâce à l’invitation ?
Provoquer un sentiment d’excitation et de curiosité
Pour susciter l’enthousiasme auprès de votre public (clients, collaborateurs, prospects…), il est essentiel de créer un sentiment d’excitation dès le premier contact. Vous pouvez y parvenir en utilisant des éléments visuels attrayants, tels que des couleurs vives, des typographies audacieuses et des designs uniques. Une mise en page dynamique et accrocheuse peut attirer l’attention des destinataires et les inciter à en savoir plus sur votre évènement.
Un joli carton d’invitation qui se veut un mystérieux, en ne dévoilant pas tous les détails de l’évènement, va attiser la curiosité de votre public et lui donner envie de participer à l’évènement. La création d’un compte à rebours ou d’un teaser suscitera une ferveur autour de l’évènement et les participants seront plus enclins à parler de votre entreprise autour de vous.
Valoriser votre image de marque
Le carton d’invitation à un évènement professionnel est une occasion idéale pour renforcer l’image de marque de votre entreprise. Veillez à ce que l’invitation soit en accord avec l’identité visuelle de votre entreprise, en utilisant les couleurs, les logos et les polices de caractères qui vous représentent. En alignant l’esthétique de l’invitation sur l’image de marque de votre entreprise, vous renforcez la cohérence de votre message et augmentez la reconnaissance de votre marque. Ce sont toutes ces petites actions et ces petits détails qui font la différence.
De plus, une invitation soignée est aussi une preuve du travail et des efforts qui se cachent derrière l’organisation d’un évènement. Vous aurez, auprès des invités, l’image d’une entreprise qui pense à chaque détail de l’évènement et qui prend un grand soin à fournir du travail de qualité.
Créer une expérience immersive en amont de l’évènement
Concevoir une invitation originale, même pour un évènement qui ne l’est pas tant, créé une expérience immersive dans le futur évènement.
Pour donner un avant-goût de ce que les participants peuvent attendre de votre évènement, créez une expérience immersive dès l’invitation. Vous pouvez intégrer des éléments interactifs tels qu’une annonce via vidéo, un lien vers un site web interactif ou un QR code renvoyant vers une visite virtuelle de l’évènement, un article LinkedIn. Ces éléments ajoutent une dimension amusante supplémentaire à l’invitation, captivant l’attention des destinataires et les plongeant dans l’ambiance de votre évènement.
Le fait de plonger directement vos participants dans l’ambiance de votre évènement permet de créer un pré-évènement avant l’évènement.
Nos conseils pour réussir votre invitation à un évènement
Quel que soit le format sur lequel vous rédigez l’invitation : email, papier, vidéo… nous avons quelques conseils à vous donner pour être original, mais il n’existe pas de modèle d’invitation parfaite.
Faire patienter avec un petit cadeau à l’image de votre entreprise
Pour faire patienter et attiser la curiosité de votre public, vous pouvez offrir un petit cadeau à vos invités. Cela multipliera les impressions que les invités auront avec votre marque et donc jouer sur votre notoriété.
Un petit goodies publicitaire à votre image, en lien ou non avec votre évènement fera toujours plaisir à votre public. Une campagne de communication par l’objet fonctionne toujours très bien.
Vous n’êtes pas du tout obligé de faire exploser votre budget pour le petit goodies qui accompagne votre invitation. Par contre, veillez à bien choisir le goodies. S’il est inutile ou de mauvaise qualité, ce n’est pas vraiment utile et cela peut vous desservir.
Intégrer du contenu digital en lien avec l’évènement
Intégrer du contenu digital dans votre carton d’invitation pour créer un effet wouah, mais pas seulement. Mais pourquoi insérer du contenu digital dans une invitation ?
Tout simplement pour multiplier vos canaux de communication autour de l’évènement. Vous multipliez vos canaux de communication pour l’évènement. En communiquant via différents canaux, vous multipliez le nombre d’impressions que les personnes ont avec votre entreprise, et de ce fait, vous multipliez aussi vos chances d’avoir un taux de participation élevé.
Si vous optez pour un carton d’invitation professionnel classique, vous devez savoir que mettre trop de texte et d’informations sur le papier n’est pas optimal. Il faut être concis et clair. Il peut arriver que vous ayez beaucoup de choses à dire. Ajouter un QR code pour augmenter votre surface d’expression vous permettra de transmettre plus d’informations tout en restant esthétique.
Et si vous ne savez pas vers quel contenu digital peut renvoyer votre QR code, on vous donne quelques idées. Vous pouvez tout à fait mener vers une vidéo explicative ou une vidéo teasing du lieu de l’évènement. Vous pouvez mener vers un émail pré-rédigé qui confirme l’inscription à l’évènement, mais également vers une page LinkedIn pour inviter d’autres personnes à suivre un webinar par exemple….
Personnaliser votre invitation
La personnalisation, sans vouloir nous répéter, est vraiment le petit détail qui fait la différence. Dans le cadre d’une invitation pour un évènement, quand on dit personnaliser l’invitation, c’est une double personnalisation :
1/ Personnalisation à votre image d’entreprise avec votre identité visuelle (logo, typo, couleurs, ton …)
2/ Personnalisation au nom du destinataire. C’est réellement le petit détail qui change tout. Cela humanise l’invitation et le destinataire ne pensera pas qu’il fait partie d’une boucle de mail, ou d’un fichier d’envoi. Vous n’êtes pas obligé de personnaliser à 100 %, mais ne serait ce qu’inscrire le prénom du destinataire.
La double personnalisation vous permet de faire comprendre à votre public que votre entreprise l’invite, tout en montrant un attachement au détail et au relationnel.
La meilleure des invitations pour un évènement d’entreprise
Maintenant que vous savez pourquoi il est important de rendre votre invitation d’évènement d’entreprise originale et surprenante, on vous donne l’ultime idée d’invitation professionnelle qui cochera tous les critères.
Roulement de tambour : La box postale KISS AND FLY !
Pourquoi ? Pour diverses raisons :
1/ Nos box sont 100% personnalisables à l’image de votre entreprise, de votre évènement…
2/ Vous suscitez de l’excitation en offrant de délicieux fortune cookies avec à l’intérieur votre message, qui peut contenir le Save the date, le sujet de l’évènement….
4/ Vous digitalisez votre approche en incluant un QR code pour confirmer la venue, connaître le programme…
4/ Livrée directement en boîte aux lettres, vous créez un effet de surprise immédiat et captivez l’attention
5/ Cerise sur le gâteau, l’adresse du destinataire est directement imprimée sur la boîte, chaque carton d’invitation est donc unique pour chaque invité.
10/10 non ? N’oubliez pas que la première impression compte, alors soyez original et impactant dès le début de votre évènement. Une invitation gourmande, surprenante et personnalisable, que demander de plus ?
Vous avez besoin d’un argument supplémentaire avant de passer à l’action ? KISS AND FLY s’occupe de tout ! Vous nous envoyez les adresses et on se charge de l’envoi !